Papier vernietigen in lijn met de AVG privacywet

18 juni 2018 Shares

Home Wet- en regelgeving Papier vernietigen in lijn met de AVG privacywet

Door Brantjes Data-Vernietiging/ 18 juni 2018 Shares

Papier vernietigen in lijn met de AVG privacywet

Zelf uw papier versnipperen of laten vernietigen door een bedrijf

Ook kleine ondernemingen, verengingen en ZZP’ers vallen onder de AVG privacywet (staat ook bekend als GDPR). Door deze wet moeten persoonsgegevens van klanten en leden onder andere vertrouwelijk vernietigd worden. De vraag is nu: Welke papieren documenten moeten er volgens de AVG vernietigd worden en op welke manier moeten deze documenten worden vernietigd?

Papier laten vernietigen conform AVG richtlijnen »


vertrouwelijk-papier-oude-administratie-particulier

De AVG in het kort

De Europese privacywet die in Nederland onder de naam Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) valt, heeft als doel om persoonsgegevens te beschermen. Voor het opslaan, gebruiken en de verwerking van persoonsgegevens is door de AVG de vereniging, onderneming of organisatie sinds 25 mei 2018 verantwoordelijk gesteld. De verwerksverantwoordelijke kan in dit geval een vereniging, zzp’er of een bedrijf zijn die persoonsgegevens verwerkt.

Hoe moeten persoonsgegevens worden verwerkt? Onder het woord ‘verwerking’ verstaat de Autoriteit Persoonsgegevens het volgende:

Verwerken: alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen.
Autoriteit Persoonsgegevens

Verwerken is een ruim begrip, hieronder valt bijvoorbeeld:

  • verzamelen;
  • vastleggen;
  • opslaan;
  • wijzigen;
  • opvragen;
  • raadplegen;
  • gebruiken;
  • verstrekken;
  • wissen en vernietigen.

In dit artikel gaat het vooral om het wissen en vernietigen van persoonsgegevens die op papier staan.

Waarom moet vertrouwelijk papier worden vernietigd?

De verwerking van persoonsgegevens geldt naast digitale dossiers ook voor papieren dossiers. Hieronder vallen bijvoorbeeld de papieren administratie van een vereniging of de papieren post van een eenmanszaak. Deze documenten dienen dus ook vernietigd te worden volgens de AVG richtlijnen.

vertrouwelijk-papier-bij-oud-papier-loodsPapier kunt u op twee manieren ‘verwijderen’

  • Oud papier die u in de papierbak gooit. Zoals de krant, folders of andere niet-vertrouwelijk papier.
  • Vertrouwelijk papier dat vernietigd dient te worden. Hieronder vallen zowel papieren documenten waar persoonsgegevens op staan en vertrouwelijke documenten van uw bedrijf of vereniging zelf.

Documenten met persoonsgegevens vallen onder vertrouwelijk papier en dienen dus vertrouwelijk te worden vernietigd.

Welke documenten moeten worden vernietigd?

Stel u regelt de administratie van een sportclub of u bent de verantwoordelijke voor de klantendossiers. Wanneer bent u dan verplicht om bepaalde papieren documenten te vernietigen onder de AVG regelgeving?

  1. Elke keer wanneer u persoonsgegevens vernietigt. Dit moet in alle instanties op een vertrouwelijke manier conform de AVG gebeuren. Denk hierbij aan een ontvangen CV of de papieren administratie.
  2. Als de bewaartermijn van een document of papieren dossiers is verlopen. Let erbij op dat bewaartermijnen voor verschillende documenten erg uiteen lopen. Zo moet een CV zonder toestemming binnen 4 weken worden vernietigd. En mag een wijziging in een arbeidsovereenkomst 2 jaar in het archief blijven liggen. Bekijk een overzicht van bewaartermijnen.
  3. Als een clublid of klant zijn of haar persoonsgegevens niet meer in uw systeem wilt hebben staan. Let wel op dat sommige documenten een minimale bewaartermijn hebben en u niet zomaar alles direct kunt vernietigen.

Wij raden u aan om gevoelige informatie van uw bedrijf of club altijd vertrouwelijk te vernietigen. Denk aan papieren met bedrijfsgevoelige informatie zoals een notulen van een vergadering of financiële gegevens van de penningmeester.

Door papier te vernietigen haalt u de integriteit uit het papier.

Waar op letten bij het vernietigen van papier?

Het hoofddoel bij het vernietigen van vertrouwelijke dossiers, archief of papieren post is het papier onleesbaar te maken. Zo haalt u de integriteit uit het papier en zijn de persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie  niet meer te achterhalen.

U kunt uw papier op twee manieren vernietigen

  • Vernietig uw papier met een deugdelijke papierversnipperaar.
  • Besteed papiervernietiging uit aan een betrouwbaar en gecertificeerd vernietigingsbedrijf.

Papier vernietigen met papierversnipperaar

fellowes-powershred-automax-500cMet een papierversnipperaar haalt u de integriteit uit het papier door documenten met persoonsgegevens in onleesbare snippers te shredden. Let op dat u minimaal voor een papiervernietiger kiest met veiligheidsklasse DIN P-3. Hierdoor wordt uw papier versnipperd in snippers in plaats van stroken. Meestal vernietigen eenvoudige papierversnipperaars in lange stroken, dit valt onder DIN P-1 en DIN P2. Voor de vernietiging van vertrouwelijk papier raden we deze eenvoudige shredders af. Heeft u zeer vertrouwelijk papier, kijk dan voor een DIN P-5 shredder, deze maakt nog fijnere snippers.

stroken-snippers-micro-snippers-din
Stroken, snippers en micro-snippers.

Lees meer over de DIN-normering van papierversnipperaars.

Voor- en nadelen

Het voordeel van een papierversnipperaar is dat u op elk moment van de dag papier kunt versnipperen. Het nadeel is de aanschafprijs en de tijd die het kost om het papier te vernietigen. Daarbij dient u ook rekening te houden hoe u de snippers afvoert voor verdere verwerking.

Bekijk papierversnipperaars

Papier laten vernietigen door een bedrijf

certificering-archief-en-datavernietiging-ca-plusWilt u de vernietiging van uw documenten uitbesteden? Laat dit dan altijd over aan een CA+ gecertificeerd vernietigingsbedrijf. Bij deze datavernietigingsbedrijven worden de papieren met vertrouwelijke persoons- en bedrijfsgegevens opgehaald in gesloten containers en gaan vervolgens naar een beveiligde locatie waar de documenten worden vernietigd in een industriële shredder.  Het versnipperde papier wordt daarna geperst in balen die verder worden verwerkt door de tissue industrie. De gecertificeerde datavernietigingsbedrijven vallen onder de landelijke certificering van archief- en datavernietiging, genaamd CA+. Deze certificeringsregeling schrijft strenge richtlijnen voor om zo het gehele traject van inzameling, transport en vernietiging te kunnen beoordelen. U als klant heeft zo de garantie dat uw vertrouwelijke documenten deugdelijk en professioneel worden vernietigd. Na papiervernietiging ontvangt u een schriftelijk bewijs dat uw vertrouwelijke documenten 100% zijn vernietigd. Dit wordt een vernietigingscertificaat genoemd of bewijs van vernietiging.

240-en-770-liter-beveiligde-rolcontainer-met-slot

Voor- en nadelen

Het voordeel van het uitbesteden van papiervernietiging is dat u grote volumes papier kunt laten vernietigen zonder dat het u tijd kost. Daarnaast ontvangt u van het bedrijf een bewijs van vernietiging voor uw eigen administratie. Het nadeel van papiervernietiging is dat deze dienstverlening voor kleinere hoeveelheden kostbaar kan zijn vanwege de transportkosten. Enkele datavernietigingsbedrijven bieden de mogelijkheid om het papier op eigen gelegenheid langs te brengen ter vernietiging.

Gecertificeerde datavernietigingsbedrijven

Wanneer u papier laat vernietigen door een gecertificeerd datavernietigingsbedrijf heeft u de keuze uit een eenmalige opdracht of frequente inzameling van uw vertrouwelijke papier.

Eenmalige opdracht

Onder een eenmalige opdracht valt bijvoorbeeld de opruiming van uw administratie. Bijvoorbeeld bij een archiefopruiming, daarom wordt een eenmalige opdracht ook wel archiefvernietiging genoemd.

Meestal ruimen bedrijven aan het einde of begin van het nieuwe jaar de oude administratie papieren op die niet meer bewaard hoeven te worden. Het resultaat zijn een aantal dozen vol met oude dossiers, ordners en hangmappen die u door het datavernietigingsbedrijf kunt laten vernietigen.

Eenmalige papiervernietiging

Frequente inzameling

Heeft u regelmatig oud papier met vertrouwelijke informatie die u veilig wilt weggooien? Dan is het verstandig om permanent te beschikken over een speciale container voor het vertrouwelijke papier. Deze papiercontainers beschikken over een afsluitbare klep met een slot. U kunt het papier weggooien via een sleuf in het deksel of door het deksel van het slot te halen.

Het datavernietigingsbedrijf haalt het papier bij u op door de beveiligde container te legen. Dat kan op vaste frequentie of op basis van afroep. Bij een vaste frequentie komt het bedrijf bijvoorbeeld twee keer per maand langs, ongeacht of de container vol is. Bij een afroep lediging meldt u de container vol waarnaar het vernietigingsbedrijf een ledigingsmoment inplant.

Let op dat u bij abonnementsinzameling alleen schoon archiefpapier kunt aanbieden. Dit papier moet vrij zijn van verontreiniging, zoals ordners.

Regelmatige papiervernietiging

Besparen op de kosten voor papiervernietiging

Wilt u zo voordelig mogelijk papier laten vernietigen? Kies er dan voor om het papier zelf langs te brengen op de vernietigingslocatie. Bij onze firma Brantjes Data-Vernietiging in Haarlem kunt u op werkdagen langs komen tussen 7:00u en 16:30u om uw te vernietigen papieren langs te brengen. Dat kan een boodschappentas vol zijn, een aantal verhuisdozen of een heel busje vol met papier. Wij wegen uw vracht en u betaalt voor de vernietiging van het papier. Na vernietiging ontvangt u een officieel certificaat als bewijs. Hiermee kunt u aantonen dat u uw documenten heeft laten vernietigen bij een gecertificeerde datavernietiger.

versnipperd-papier-geperst-in-baal

Een tweede manier om te besparen op de kosten is door het papier schoon aan te bieden. Dat wil zeggen dat het te vernietigen papier vrij is van plastic mapjes, hangmappen, ordners of andere verontreinigingen. U biedt dus losse papieren aan. Het is niet noodzakelijk om nietjes of paperclips te verwijderen. De meeste datavernietigingsbedrijven hanteren twee tarieven voor papiervernietiging, namelijk voor schoon of vuil papier. Het tarief van schoon papier is voordeliger dan dat van het vuile papier.

Verwerkersovereenkomst

Op aanvraag kunnen wij een verwerkersovereenkomst met u overleggen. Wij sturen u ons document toe die u eenvoudig kunt invullen en terugsturen.

Meer prijsinformatie over:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *