Bewaartermijn personeelsdossier – Wettelijke bewaarplicht

13 juni 2016 Shares

Home Bewaarplicht Bewaartermijn personeelsdossier – Wettelijke bewaarplicht

Door Brantjes Data-Vernietiging/ 13 juni 2016 Shares

Bewaartermijn personeelsdossier – Wettelijke bewaarplicht

Bewaarplicht van documenten uit het personeelsdossier van uw werknemer

Hoe lang moet u wettelijk een personeelsdossier van uw werknemer bewaren? Hier is geen eenduidig antwoord op te geven. Het personeelsdossier bestaat namelijk uit diverse documenten. En elk document kent haar eigen bewaartermijn. Sommige documenten moeten minimaal 7 jaar bewaard worden. Andere documenten dienen al binnen 4 weken vernietigd te worden, zoals een CV.

In dit artikel leest u wanneer u welk document van uw personeel mag verwijderen voor vertrouwelijke papier vernietiging.

Wat kost papiervernietiging van personeelsdossiers?


Heeft u vragen over bewaartermijnen?

Heeft u een vraag over hoe lang u een bepaald document of bepaalde (digitale) informatie minimaal of maximaal moet bewaren? Dan vragen wij u vriendelijk om contact op te nemen met een juridisch adviseur of neem contact op met Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat is een personeelsdossier?

Een werkgever houdt van elke werknemer een personeelsdossier bij. De inhoud van het personeelsdossier bestaat uit een individueel dossier per werknemer, een salarisdossier en een collectief personeelsdossier. Het dossier bevat onder andere:

Checklist: Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier

Onderstaande lijst met bewaartermijnen voor documenten uit het personeelsdossier zijn onderverdeeld in vijf categorieën:

  1. Binnen 4 weken (zonder toestemming)
  2. Maximaal 1 jaar na dienstverband (met toestemming)
  3. Maximaal 2 jaar na dienstverband
  4. Minimaal 5 jaar na dienstverband
  5. Minimaal 7 jaar na dienstverband

Binnen 4 weken (zonder toestemming)

Over het algemeen geldt wanneer de sollicitant niet wordt aangenomen dat documentatie omtrent de sollicitatie binnen 4 weken vernietigd dient te worden.

  • Sollicitatiebrief / formulier
  • CV / Curriculum Vitae
  • Referenties
  • Correspondentie met de sollicitant
  • Getuigschriften
  • Verklaring over gedrag
  • Psychologisch onderzoek

Maximaal 1 jaar na dienstverband (met toestemming)

  • Sollicitatiebrief / formulier
  • CV / Curriculum Vitae
  • Referenties
  • Correspondentie met de sollicitant
  • Getuigschriften
  • Verklaring over gedrag
  • Psychologisch onderzoek

Maximaal 2 jaar na dienstverband

  • Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
  • Correspondentie benoemingen, promotie en demotie
  • Correspondentie ontslag
  • VUT-regeling
  • Afspraken OR-lidmaatschap
  • Kopie getuigschrift
  • Verslagen functioneringsgesprekken
  • Verslagen omtrent Wet Verbetering Poortwachter
  • Correspondentie over ziekte van UWV en bedrijfsarts
  • Verslagen van financiële problemen
  • Verslagen rondom probleemsituaties

Minimaal 5 jaar na dienstverband

  • Loonbelastingverklaringen
  • Kopie van identiteitsbewijs
  • Gegevens over etniciteit en herkomst
  • Identiteitspapieren van derden ingeleende werknemers met een tewerkstellingsvergunning

Minimaal 7 jaar na dienstverband

  • Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
  • Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
  • Burgerlijke staat van (ex)werknemer
  • Persoonlijke gegevens / stamkaart
  • Datum van indiensttreding
  • Salarisadministratie (van fiscaal belang)
  • Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Personeelsdossier vernietigen

featured-hand-met-papiersnippers-bij-papiervernietigerIs uw werknemer niet meer in dienst en beschikt u over documenten uit het personeelsdossier waarvan de bewaarplicht is verstreken?

Dan dient u deze privacygevoelige documenten te verwijderen en te vernietigen.

U bent als ondernemer wettelijk verplicht om persoonsgegevens deugdelijke te vernietigen volgens de AVG-privacywet, die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Lees meer over de AVG en papier vernietigen.


Vrijblijvende offerte

Papieren personeelsdossier vernietigen

Documenten uit het personeelsdossier kunt u zelf vernietigen met minimaal een DIN P-3 papierversnipperaar. Of u kunt het personeelsdossier gecertificeerd laten vernietigen.

Lees meer over gecertificeerde papiervernietiging.

240-en-770-liter-beveiligde-rolcontainer-met-slot

Gooi documenten met persoonsgegevens niet weg maar laat deze gecertificeerd vernietigen.

Digitaal personeelsdossier vernietigen

Uw digitale personeelsdossier kunt u vernietigen door het dossier te verwijderen van de computer of server. Echter bij deze manier van verwijdering is het bestand niet echt weg. Aangezien de locatie overschreven dient te worden.

Voor 100% deugdelijke verwijdering adviseren wij om de harde schijf te vernietigen of deskundig te laten wipen.


Bronvermelding

Bovengenoemde bewaartermijnen over bewaarplicht personeelsdossier zijn onder voorbehoud van wijzigingen en tik- en taalfouten. De lijst is mede tot stand gekomen door onderstaande bronnen:

9 Reacties op “Bewaartermijn personeelsdossier – Wettelijke bewaarplicht

  1. Nuttige informatie. Maar wat ik niet kan vinden is de bewaartermijn van een personeelsdossier als iemand overleden is. Graag zou ik daar informatie over krijgen.

    1. Beste Marina de Vries,

      Dank voor uw vraag. Ons advies is om de gangbare bewaartermijnen aan te houden. Aangezien er door bepaalde instanties mogelijk nog vragen komen over het dossier.

  2. Erg nuttige info !
    Toch rest er mij nog een vraag; moet de digitale info ook worden verwijderd van (data) back-up bestanden ?
    mvg,
    Jay

    1. Beste mevrouw Dijkstra,

      Dank voor uw vraag. Ik durf dit niet met zekerheid te zeggen, maar ik denk dat u dezelfde richtlijnen kunt aanhouden als bij een werknemer. Bij twijfel kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *