Papier laten vernietigen of zelf versnipperen?

14 maart 2019 Shares

Home Featured Papier laten vernietigen of zelf versnipperen?

Door Brantjes Data-Vernietiging/ 14 maart 2019 Shares

Papier laten vernietigen of zelf versnipperen?

Voorkom dat informatie in de verkeerde handen kan vallen

Voor het vernietigen van vertrouwelijk papier zijn de mogelijkheden voor vertrouwelijke vernietiging afhankelijk van de hoeveelheid papier, de vertrouwelijkheid van het materiaal, de inrichting van uw bedrijfsprocessen en de van toepassing zijnde wettelijke voorschriften.

Ook is het voor uw bedrijf of instelling van belang dat u vertrouwelijk papier vernietigt (en dus kiest voor papiervernietiging) om te voorkomen dat bedrijfsinformatie in de verkeerde handen kan vallen.

Hoe kunt u vertrouwelijk papier vernietigen?

U kunt zelf uw papier vernietigen met behulp van een papiervernietiger. Of u kunt ervoor kiezen om uw vertrouwelijk papier gecertificeerd te laten vernietigen door een professionele datavernietiger. Maar welke oplossing is voor u het beste?

Papiervernietiging met een papiervernietiger

hsm-shredstar-x10-papierversnipperaarEen papiervernietiger is de office oplossing voor het vernietigen van kleine hoeveelheden hoog geclassificeerd papier. Een papiervernietiger versnippert papier zodat de informatie op het papier verloren gaat voor onbevoegden. Toch is de vertrouwelijke vernietiging beperkt omdat met behulp van computerprogramma’s aantoonbaar informatie weer leesbaar gemaakt kan worden zoals wordt vermeld op de site van Wikipedia.

Verschillende papiervernietigers

Een papierversnipperaar is een handig apparaat voor op kantoor om zelf uw vertrouwelijk papier mee te versnipperen. U kunt op elk moment documenten versnipperen en u verkleint het volume van het papier. Maar er kleven wel wat nadelen aan het gebruik van een papierversnipperaar in vergelijking met een professionele dienstverlening.

Shredders zijn in verschillende capaciteiten beschikbaar; van enkele A4t’jes tot apparatuur met een capaciteit tot 25-50 vernietigingen per dag. Het papier wordt met een mes in de lengterichting in repen gesneden. De duurdere versies snijden het papier ook in de breedterichting en zijn daarom bij uitstek geschikt voor de vernietiging van zeer confidentiële stukken. Bij de aanschaf van een papiervernietiger moet u rekening houden met de aanschaf- en onderhoudskosten en de duurzame afvoer van het versnipperde materiaal zodat het weer een herbestemming kan krijgen.

Voordelen van papiervernietigers:

  • Uw papierafval zal minder volumineus zijn.
  • De betere papiervernietigers kunnen ook cd-roms en cards vernietigen.
  • U kunt op elk moment van de dag een vertrouwelijk document vernietigen.

Nadelen van papiervernietigers:

  • Kleinschalig
  • Papiervernietigers maken lawaai.
  • U krijgt te maken met onderhoudskosten.
  • De papiervernietiger kan last krijgen van storingen.
  • Papiervernietigers maken gebruik van opvangzakken.
  • U kunt geen grote hoeveelheden in korte tijd vernietigen.

Meer advies over de beste papierversnipperaars.

Wie bepaalt welk document confidentieel is?

Welk document moet vernietigd worden en welke niet? Bij het gebruik van een papierversnipperaar wordt de keuze gelegd bij de werknemers. Zij bepalen of een document na gebruik vernietigd of weggegooid kan worden. Maar dit is risicovol. Wat voor de een als confidentieel wordt beschouwd, kan voor de ander als een onschuldig document worden gezien.

Wat kost een papierversnipperaar?

Allereerst moet de papierversnipperaar aangeschaft worden. Maar de versnipperaar kent ook onderhoud. Zo slijten de messen, het apparaat kan verstopt raken en de versnipperaar dient met regelmaat geolied te worden. Daarnaast kost het medewerkers tijd om papier te versnipperen.

Kan een papierversnipperaar uw papierstroom aan?

Vooral bij archiefopruimingen wordt er veel gevraagd van een papierversnipperaar. Het hangt af van het type versnipperaar hoeveel vellen papier het apparaat in een keer kan versnipperen. Daarbij wordt een papiervernietiger bij overmatig gebruik overhit en dient af te koelen. Bij het versnipperen van te veel vellen papier kan er een verstopping optreden. Hierdoor kan het apparaat blijvende schade op lopen.

Wat doet u met het restmateriaal?

Een papierversnipperaar heeft een opvangbak waarin de papiersnippers of stroken worden opgevangen. De grootte van de bak hangt af van het type apparaat. Maar wat doet u met het vernietigde materiaal? Gooit u dit bij het oud papier? Heeft de versnipperaar echt alles vernietigd? Kunnen kwaadwillende uw documenten nog reconstrueren?

Papier gecertificeerd laten vernietigen

Voor de vernietiging van grote hoeveelheden vertrouwelijk papier is het verstandig om een CA+-gecertificeerde datavernietiger in te schakelen.

Gesloten vernietigingssysteem

De meeste datavernietigers werken met een gesloten vernietigingssysteem. Dit houdt in dat het gehele proces van inzameling tot en met de vernietiging van het papier vertrouwelijk gebeurt. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van afsluitbare rolcontainers.

240-en-770-liter-beveiligde-rolcontainer-met-slot

De rolcontainers worden dan op afspraak geleegd in een beveiligd transportvoertuig. Dit proces van inzameling en verwerking is gecertificeerd volgens de CA+ richtlijnen. Het proces wordt periodiek geauditeerd door een geaccrediteerde instelling waarmee de uitvoering verzekerd is van een gestandaardiseerde werkwijze.Uw papier zal achter gesloten deuren vernietigd worden door gescreend personeel en onder het toezicht van beveiligingscamera’s.

U kunt er ook voor kiezen om kleinere hoeveelheden vertrouwd papier aan te bieden op de vernietigingslocatie van de datavernietiger.

Gecertificeerde datavernietiger

Kies altijd voor een CA+-gecertificeerde datavernietiger. Bedrijven die CA+-gecertificeerd zijn zullen uw vertrouwelijke papier volgens de regels, die opgesteld zijn door de FNOI, vernietigen.

Voordelen van papiervernietiging door een datavernietiger

  • Datavernietigers nemen u de last van het vernietigen uit handen.
  • Milieuvriendelijke verwerking als grondstof voor de tissueindustrie.
  • Uw vertrouwelijke papierafval kan op afroep worden opgehaald en vernietigd.
  • U bent verzekerd van volledige vernietiging bij een gecertificeerde datavernietiger.
  • Alle vertrouwelijke informatie kunt u makkelijk in afsluitbare containers deponeren.

Nadelen van papiervernietiging door een datavernietiger

  • Voor kleine hoeveelheden vertrouwd papier is het inschakelen van een datavernietiger minder interessant.

Huur een container voor gecertificeerde papiervernietiging.


De beste oplossing voor het versnipperen van documenten

Ons advies aan bedrijven is om al het oud papier als vertrouwelijk papier te zien. Zo loopt u geen onnodig risico. Laat al uw papier daarom professioneel inzamelen en versnipperen. Zeker bij grote bedrijven is de dagelijkse hoeveelheid papier groot. Het is dan eigenlijk niet realistisch om deze hoeveelheid papier eigenhandig te versnipperen. Dat kost immers tijd en geld.

Is een papierversnipperaar dan overbodig? Nee, een papierversnipperaar kan ideaal zijn op kantoor, mits het apparaat op de juiste manier wordt ingezet. Het apparaat is uitstekend te gebruiken voor het versnipperen van enkele hoog geclassificeerde documenten. Maar voor grotere hoeveelheden is de inzet van een gecertificeerd vernietigingsbedrijf voordeliger en betrouwbaarder.

U kunt ook een combinatie maken van het gebruik van een papierversnipperaar en een professioneel vernietigingsbedrijf. U kunt dan op elk gewenst moment zelf uw belangrijke documenten versnipperen. De opgevangen snippers geeft u vervolgens, samen met het overige (niet versnipperde) papier, mee aan het vernietigingsbedrijf. Het bedrijf vernietigt vervolgens al het aangeboden papier.

Papier vernietigen zonder tijd te verspillen

De meest effectieve en betrouwbare methode is om papier gecertificeerd te laten vernietigen. Lees meer

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *