Bewaarplicht en Bewaartermijnen

25 maart 2019 Shares

Home Bewaarplicht Bewaarplicht en Bewaartermijnen

Door Brantjes Data-Vernietiging/ 25 maart 2019 Shares

Bewaarplicht en Bewaartermijnen

Kent u de bewaarplicht van documenten?

Hoe lang moet of mag u een document bewaren? Papiervernietiging betreft het vernietigen van papier dat u dagelijks gebruikt. Maar sommige documenten hebben een wettelijk bewaartermijn. Dat wil zeggen dat u dit papier niet zomaar mag weggooien en vernietigen. Let daar goed op bij het opruimen en vernietigen van uw archief. Hoe lang moet of mag u uw jaarrekeningen, facturen of sollicitatiebrieven bewaren? Hieronder vindt u het antwoord. Ondernemers zijn wettelijk verplicht om administratie zeven jaar te bewaren.

Wat zijn de bewaartermijnen van uw documenten?

Onderstaande bewaartermijnen (bron: Tuxx.nl) zijn tot stand gekomen uit officiële wet- en regelgeving:

  1. Bewaarplicht Algemene Documenten
  2. Bewaarplicht Fiscale Documenten
  3. Bewaarplicht Vervoersdocumenten
  4. Bewaarplicht Personeelsgegevens
  5. Bewaarplicht Medische / Arbo Documenten

Bewaarplicht Algemene Documenten

BEWAARTERMIJN VAN ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN

  1. Dividendnota’s
    Minimaal 5 jaar
  2. Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.
    Minimaal 7 jaar
  3. Winst- en verliesrekening
    Minimaal 7 jaar
  4. Administratie na ontbinding rechtspersoon
    Minimaal 7 jaar
  5. Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
    Minimaal 10 jaar
  6. Ledenadministratie van coöperatie met aansprakelijkheid leden
    Minimaal 10 jaar
  7. Subsidie administratie
    Minimaal 10 jaar

Bewaarplicht Fiscale Documenten

BEWAARTERMIJN VAN FISCALE GEGEVENS

  1. Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)
    Minimaal 5 jaar
  2. Grootboek en administratie (zoals debiteuren, crediteuren en loon)
    Minimaal 7 jaar
  3. Facturen i.v.m. de omzetbelasting
    Minimaal 7 jaar

Bewaarplicht Vervoersdocumenten

BEWAARTERMIJN VAN VERVOERGEGEVENS

  1. Persoonlijk controleboekje
    Minimaal 12 maanden
  2. Register van werkboekjes
    Minimaal 12 maanden
  3. Registratiebladen
    Minimaal 1 jaar

Bewaarplicht Personeelsgegevens

BEWAARTERMIJN VAN GEGEVENS PERSONEEL

  1. Correspondentie benoemingen, promotie, demotie en ontslag
    Minimaal 2 jaar
  2. Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen
    Minimaal 5 jaar
  3. Gegevens betreffende etniciteit en herkomst
    Minimaal 5 jaar
  4. Identiteitspapieren van derden met tewerkstellingsvergunning
    Minimaal 5 jaar
  5. Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden
    Minimaal 7 jaar
  6. Burgerlijke staat werknemer
    Minimaal 7 jaar
  7. Loonbeslagen
    Tot opheffing
  8. Sollicitatiebrieven (en correspondentie), getuigschrift e.d.
    Maximaal 4 weken (met toestemming sollicitant 1 jaar)
  9. Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
    Maximaal 2 jaar
  10. Wijzigingen arbeidsovereenkomst
    Maximaal 2 jaar
  11. Verslagen van functioneringsgesprekken
    Maximaal 2 jaar
  12. Verslaglegging Wet Verbetering Poortwachter
    Maximaal 2 jaar
  13. VUT-regeling
    Maximaal 2 jaar
  14. Afspraken inzake werk OR
    Maximaal 2 jaar

Bekijk meer bewaartermijnen voor het personeelsdossier.

Bewaarplicht Medische / Arbo Documenten

BEWAARTERMIJN VAN MEDISCHE / ARBO GEGEVENS

  1. Algemeen
    Minimaal 10 jaar (werknemer kan om vernietiging vragen)
  2. Patiëntendossier
    Minimaal 15 jaar

Wat moet u met uw administratie doen na deze zeven jaar?

De Belastingdienst moet gedurende zeven jaar de mogelijkheid hebben om gegevens in te kunnen zien. Na deze zeven jaar zal de Belastingdienst de basisgegevens niet meer opvragen. Als het bewaartermijn of de bewaarplicht van zeven jaar verstreken is kunt u de documenten (laten) vernietigen. Het advies is om uw administratie of boekhouding gecertificeerd te laten vernietigen door een professionele datavernietiger.

Meer informatie en tips over bewaarplicht van documenten

Bekijk de website van financieel-ondernemen, of de website Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie en tips over het bewaren van uw administratie of boekhouding.

Archiefstukken vertrouwd vernietigen

Wilt u uw oude archiefmateriaal gecertificeerd en vertrouwd laten vernietigen? U ontvangt bij Brantjes beveiligde containers met slot. Uw vertrouwelijk papier vernietigen we volgens de richtlijnen van CA+. Vraag direct een vrijblijvende offerte aan.

Papiervernietiging: minimale bewaartermijn

Papier kan een minimale bewaartermijn en een maximale bewaartermijn hebben. Jaarrekeningen hebben bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Dat wil zeggen dat u deze documenten minimaal zeven jaar moet bewaren in uw archief.

240-en-770-liter-beveiligde-rolcontainer-met-slotPapiervernietiging: maximale bewaartermijn

Arbeidsovereenkomsten mogen maximaal twee jaar bewaard worden. Dat wil zeggen dat deze documenten na twee jaar vernietigd moeten worden.

Het is dus belangrijk om rekening te houden met bewaartermijnen voordat u papier, of documenten, weggooit voor papiervernietiging. Want sommige documenten hebben een wettelijke bewaarverplichting.

Bijvoorbeeld het personeelsdossier. Lees hier meer over de bewaartermijnen van documenten van het personeelsdossier.

Download gratis de bewaartermijnen

Download ons document met alle bewaartermijnen »

Meer weten over bewaartermijnen » (externe website)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *